- Insha hii inahusu taarifa za mambo yaliyoazimiwa (maazimio) na uamuzi uliofikiwa katika mkutano fulani.
- Kumbukumbu za mikutano huwa na sehemu sita kuu.
Nazo ni:
Huonyesha yafuatayo;
i. Jina rasmi la kikundi kinachokutana.
ii. Mahali panapoandaliwa mkutano husika.
iii. Tarehe ya kufanyika mkutano.
iv. Wakati wa kufanyika mkutano.
v. Wakati wa kuanza mkutano. k.m KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA WANACHAMA WA KISWAHILI SHULENI LUGULU ULIOFANYIKA JUMBA LA BUTULA TAREHE 21/09/2005 KUANZIA SAA TISA ALASIRI.
Sehemu za kumbukumbu:
Sehemu hii huonyesha yafuatayo:
i. Majina ya waliohudhuria mkutano husika Sehemu hii huonyesha jumla ya wanachama (kuanzia Mwenyekiti) waliofika kwenye mkutano ule. Majina yao hupangwa kulingana na vyeo vyao. Majina ya walio na vyeo vya juu hutangulia na kufuata utaratibu huo hadi jina la wale wallo na vyeo vya chini.
ii. Majina ya waliokosa kuhudhuria na kutoa udhuru/sababu. Mara kwa mara, baadhi ya wanachama hukosa kuhudhuria mkutano kutokana na sababu moja au nyingine. Kwa kawaida wao hutuma sababu (udhuru) ya kutohudhuria. Sababu hizo hutumwa kwa wahusika. Sanasana, sababu hizo huwa ni za kuomba radhi kwa kutohudhuria kikao (mkutano).
iii. Majina ya waliokosa kuhudhuria wala hawakutoa udhuru Hapa huandikwa majina ya wanachama waliokosa kuhudhuria mkutano na pia hukosa kutuma ujumbe kwa wahusika. iv. Majina ya waliohudhuria kwa kualikwa Hapa huandikwa majina ya watu ambao si wanachama lakini wamealikwa pengine kutoa ushauri kuhusu jambo fulani.
Sehemu hii huonyesha orodha ya mambo yatakayozungumzwa katika mkutano k.m.
1. Kufungua mkutano kwa maombi
2. Waliohudhuria kukaribishwa na Mwenyekiti
3. Kusomwa na kuthibitishwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia.
4. Mambo yanayotokana na kumbukumbu hizo.
5. Kujulishwa kuhusu hali ya mambo
6. Mambo mengineyo.
7. Kuvunjwa kwa kikao
Aghalabu, mkutano hufunguliwa kwa maombi.
Baadaye, mwenyekiti huwakaribisha waliohudhuria.
-Udhuru wa wale ambao hawakuhudhuria husomwa.
-Mwenyekiti hutoa hotuba fupi ya ufunguzi. -Iwapo palikuwa na mkutano mwingine hapo awali, kumbukumbu za mkutano huo (uliotangulia) husomwa na kuthibitishwa.
-Kwa kawaida, katibu wa mkutano ndiye huzisoma kumbukumbu hizo.
-Ikiwa waliohudhuria wamehakikisha kuwa yaliyomo ndiyo yaliyoafikiwa, mmoja hupendekeza na mwengine huunga mkono.
-Katibu huyaandika majina kamili ya aliyependekeza na aliyeunga mkono.
-Mwenyekiti na katibu wa mkutano huthibitisha kwa kuweka sahihi baada ya mapendekezo. [Mwenyektiti na katibu hawastahili kupendekeza wala kuunga mkono yale yaliyoafikiwa.] Iwapo pana tofauti yoyote ile katika maazimio na yaliyoafikiwa, washiriki hujadiliana na kuyarekebisha.
-Yote yanayozungumziwa na kukubaliwa katika mkutano huandikwa kwa lugha sanifu na ya adabu. Lugha hiyo isiegemee upande wowote. Kwa kawaida, mambo yaliyoamuliwa ndiyo yafaayo kuandikwa.
Unapoandika kumbukumbu za mkutano, ni makosa kuyataja majina ya wanaoshiriki katika kutoa hoja zao. Hata hivyo, majina ya wafuatao hutajwa katika kumbukumbu:
i. Kiongozi wa maombi ya kuufungua mkutano
ii. Kiongozi ya maombi ya kuufunga mku•tano
. iii. Mshiriki anayependekeza kuthibitishwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia.
iv. Anayeunga mkono kumbukumbu hizo.
Katika kuandika kumbukumbu za mikutano, ni muhimu kuelewa yafuatayo:
Kumb: 1/3/2006 . Kumb: 2/3/2006 Kumb: 3/3/2006 Hii huonyesha nambari ya kumbukumbu, mwezi mkutano ulipofanyika na pia mwaka. Nambari hii ya kumbukumbu hufuatiwa na mada iliyojadiliwa k.m. Kumb: 6/3/2006: Utoaji wa karadha kwa wanachama Mkutano …..ulijadiliana na ……ukakubaliana kuwa wanachama wawe wakikopeshwa pesa bila kutozwa riba. Ilisemekana kuwa, jambo hilo litawezesha kuanzisha na kupanua miradi ya maendeleo. Aidha, kitendo hicho kitakuza uzalendo katika chama.
Sehemu za kumbukumbu:
Mengineyo Baada ya mkutano kujadili yote yaliyokuwa kwenye ajenda, iwapo kuna mambo mengine muhimu ambayo hayakuhusishwa kwenye ajenda, hujadiliwa. Hoja hizo huandikwa katika sehemu ya mengineyo.
4. Kufungwa/ kuvunjwa kwa kikao.
Washiriki wakikamilisha kujadili hoja zote, mwenyekiti hutekeleza yafuatayo. -huwashukuru washirika wote. -hutoa tarehe ya mkutano mwingine. -Hutangaza tarehe, mahali na wakati wa kikao hicho kingine. -Mwenyekiti huufunga mkutano rasmi na kumwomba mmoja wa washiriki aongoze maombi. 5. Thibitisho Kwa kawaida, mwenyekiti na katibu huandika majina yao na kuweka sahihi pindi tu kumbukumbu hizo zitakaposomwa na kuthibitishwa katika mkutano ujao.
Muhimu:
wakati wa kufunga mkutano pia huandikwa kwenye kumbukumbu.
KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA WALIMU WA SHULE YA BIDII ULIOFANYIKA KATIKA KITIVO CHABARABARA YA PALE TAREHE 8-2-06 KUANZIA SAA NNE ASUBUHI
1. Bw. Bidii Lazima - Mwalimu Mkuu.
2. Bw. Nidhamu Mbele - Naibu Mwalimu Mkuu.
3. Bi. Usafi Muhimu - Katibu.
4. Bw. Tusome Tufanikiwa - Mwalimu.
5. Bi. Tuungane Tushinde - Mwalimu.
6. Bw. Bidii Hulipa - Mwalimu.
7. Bi. Sote Tusawa - Mwalimu.
1. Bw. Dunia Masumbuko - Mwalimu
2. Bi. Mwendo wa Ngisi -
1. Bw. Uzembe Hoja - Mwalimu
2. Bw. Mambo Kangaja - Mwalimu Waalikwa waliohudhuria Prof. Elimu Tamu - Mtaalam wa bima
Endelezi la mfano wa kumbukumbu:
Ajenda
1. Ufunguzi wa mkutano
2. Usomaji na uthibitishai wa kumbukumbu za mkutano uliotangulia
3. Yanayotokana na kumbukumbu hizo
4. Kuanzisha curriculum ya kompyuta shuleni
5. Jinsi ya kuanzisha curriculum ya kompyuta shuleni
6. Mengineyo
7. Kufungwa kwa mkutano na watu kutawanyika Kumb. 1/2/006: Kufunguliwa kwa mkutano Kumb. 2/2/006: Kusoma na kuthibitisha kumbukumbu za mkutano uliotangulia Kumb. 3/2/006: Yatokanayo na kumbukumbu hizo Kumb. 4/2/006: Kuanzisha curriculum ya kompyuta shuleni Kumb. 5/2/006: Kutekeleza ufundishaji wa komputa shuleni Kumb. 6/2/006: Mengineyo Kumb. 7/2/006: Kuvunjwa kwa mkutano na watu kutawanyika.
Thibitisho
Mwalimu Mkuu ………………………… Tarehe .......................... Sahihi......................
Katibu . . . . . . … … … … … … …........ . Tarehe ........................ Sahihi.................
